התנהלות כספית במלכר"ים ובעמותות

כרטיסי האשראי במסגרת עמותה:

עד להתייחסות זאת, נהגנו במשרדנו להמליץ לעמותות שלא לעשות שימוש בכרטיסי אשראי לאור העובדה שכל הוצאה כספית דורשת שתי חתימות של מורשי חתימה מטעם העמותה, דבר שאינו אפשרי כאשר מדובר בחיוב באמצעות כרטיס אשראי.

לאור ההנחיות החדשות של רשם העמותות המתייחסות לכרטיסי האשראי ומאפשרות את השימוש בהם בתנאים ובמגבלות כפי שנפרט להלן, עמותה יכולה כיום לעשות שימוש בכרטיסי האשראי לצורך הוצאות שהינן בגדר קופה קטנה.

קיימות שתי אופציות לשימוש בכרטיסי אשראי בהתאם להנחיות הרשם:

העמותה תשתמש בכרטיס אשראי המוגבל לסכום המותר לשימוש כקופה קטנה, ותשתמש ולצורך הוצאות המותרות במסגרת קופה קטנה בלבד. החלטה בדבר הוצאת כרטיס כאמור, תיחתם על ידי שני מורשי חתימה.

שימוש בכרטיס אשראי יעודי. כרטיס אשראי שהתשלום בו כפוף לקיומה של יתרה כספית בחשבון ייעודי שיפתח לצורך השימוש בכרטיס זה. השימוש בכרטיס מסוג כזה יהיה כפוף להעברת כספים לחשבון הייעודי בהוראה חתומה על ידי שני מורשי חתימה של העמותה, לצורך הוצאה מסוימת, בציון מטרת ההעברה. שימוש בכרטיס כאמור ייעשה במקרים בהם קיים קושי לביצוע התשלום בדרך אחרת למשל לצורך ביצוע תשלומים שניתן לבצע רק באמצעות האינטרנט, כגון: תשלום אגרה לרשם, הוצאות הנגרמות במסגרת נסיעה לחו"ל וכיוצא בזה.

שימוש במזומנים ובהמחאות ולעניין העברות כספיות מחשבון הבנק של העמותה: עמותה שתעשה שימוש במזומנים שלא לצורך הוצאות שניתן להוציאן במסגרת קופה קטנה – לא תקבל אישור ניהול תקין.

המחאות: על העמותה להקפיד שהמחאות) חתומות על ידי 2 מורשי חתימה שמונו על ידי האסיפה הכללית או הוועד המנהל( לא תחתמנה מראש ללא ציון הסכום והמוטב ושכל ההמחאות תכלולנה ציון "למוטב בלבד" , למעט המחאה המיועדת להוצאת מזומנים מהבנק לצרכי קופה קטנה.

העברות כספיות מחשבון הבנק - עמותה רשאית לבצע העברות כספיות מחשבון הבנק של העמותה לחשבון אחר של העמותה ו/או לחשבון של גורם חיצוני רק באמצעות פקס החתום ע"י שני מורשי חתימה ולא באמצעות טלפון.

הוצאות הנהלה וכלליות- העמותה תקפיד כי הוצאות אלו לא יעלו על אחוז סביר מסך המחזור השנתי של העמותה. להבדיל מבעבר, רשם העמותות לא קבע כללים מוחלטים לגבי שיעור הוצאות הנהלה וכלליות.

במקרים קיצוניים בהם יעלה חשד כי הוצאת הכספים הנה בלתי סבירה באופן שמתעורר חשד לחלוקת רווחים או לשימוש בכספי העמותה בניגוד למטרותיה, יתערב רשם העמותות.

הדו"ח המילולי - החל משנת 2010, על עמותה להגיש את הדו"ח הכספי יחד עם הדו"ח המילולי עד ל-30 ביוני בכל שנה.

עמותה שלא תגיש מסמכים עד מועד זה תימצא מפרה את החוק, אלא אם הדו"ח הכספי של העמותה מבוקר על ידי רואה חשבון והאיחור בהגשת המסמכים הינו על פי הסדר כללי שנערך בין נציגי לשכת רואי החשבון לבין רשם העמותות (בקשה ספציפית של עמותות בסוגיה זו תעשה באמצעות רואה החשבון שלה בלבד).

כיום נדרשות כל העמותות להגיש דיווחיהן לרשם העמותות באמצעות טפסים מקוונים. לפיכך, עמותה המבקשת אישור ניהול תקין, נדרשת להגיש דיווחיה באמצעות הטפסים המצויים באתר האינטרנט של רשם העמותות.